根據學校11月7日“院系多媒體教學設備管理工作會議精神”，藝術教育系教務科當晚組織各班選配了設備管理員，11月8日下午，召開了藝術樓多媒體設備管理工作會議并進行了培訓。信息網絡管理中心領導、老師，藝術系教學管理人員、班主任及各班管理員參加了會議。

藝術系副主任梅玉潔傳達了學校會議精神，對我系多媒體設備的管理與應用提出了具體要求，強調多媒體設備作為教學輔助設備應管好用好，嚴禁用于非教學活動，并要求管理員組織各班班會，認真學習多媒體設備管理辦法，責任到班、責任到人。

信息網絡管理中心老師與貝加信多媒體網絡有限公司的工程師對進行了設備使用培訓，詳細介紹了多媒體設備的操作步驟及常見問題處理方法。培訓結束后，管理中心與我系教務科進行了工作交接，對各班發放了鑰匙并當場進行操作演練和設備檢測。自11月9日起，藝術教育系各班教室正式啟用多媒體教學設備。